Binnen onze familie, zoals waarschijnlijk bij alle organisaties, stapelen tools en communicatiekanalen zich na verloop van tijd op. We gebruikten Google Drive, Trello, Todoist, gedeelde agenda’s in Google Calendar, Signal/WhatsApp, een whiteboard, post-it-briefjes, … Alle informatie was overal verspreid, opgeslagen in meerdere accounts en soms onmogelijk te delen.
Op een gegeven moment besteedden we bijna meer tijd aan het beheren en bijwerken van informatie dan aan het afvinken van taken. Zoals je je kan voorstellen, is het onmogelijk om dit allemaal up-to-date en accuraat te houden.
Tijd om naar een ander tool te zoeken. Laat het plezier beginnen! 😉
Vereisten
Wat is informatie?
De eerste en belangrijkste must-have voor ons is de mogelijkheid om elk stukje informatie in het tool te kunnen droppen. We willen niet beperkt worden tot enkel documenten of enkel online pagina’s.
Delen is een zorg minder
Het moet mogelijk zijn om onze informatie te delen (documenten, to-do’s, projecten, …). Binnen onze ‘organisatie’ of met buitenstaanders, terwijl we zelf de controle houden over wie wat ziet.
Organiseren en structureren
Informatie is gestructureerde data. Als we de data niet zinvol kunnen structureren, is elk tool nutteloos. Er zijn veel manieren om data te structureren. Om het eenvoudig te houden, combineerden we de sterktes van een paar tools die we al gebruikten. We hadden nood aan een to-do-lijst, een Kanban-overzicht en een tabel. Ook een hiërarchische structuur was een must-have.
No-Code
Als we kiezen voor een tool die op maat gebouwd is, ben ik er zeker van dat het (letterlijk) jaren duurt voor het enigszins bruikbaar is. Een belangrijke vereiste is dus een No-Code tool. Dat betekent dat we allebei nieuwe informatie kunnen toevoegen of alle functies van het tool kunnen gebruiken, zonder dat het afhankelijk is van mijn tijd om het platform draaiende te houden.
Waarom Notion?
“Olympisch minimum”
Notion voldoet aan onze vereisten zoals hierboven beschreven:
- Kan alle soorten informatie verwerken
- Informatie op verschillende manieren organiseren
- Het is een no-code oplossing
Bovendien is live samenwerking mogelijk, wat een fijne bonus was. We gebruiken dit voortdurend in onze Google Drive-documenten.
Wat Notion bijzonder maakt
Alles is een blok
Wat je ook typt in Notion, het wordt beschouwd als een object. Het gevolg is dat je eigenschappen aan objecten kan toekennen. Die eigenschappen kan je gebruiken om de verschillende objecten te doorzoeken, te filteren of te sorteren. Of, als je het omgekeerd bekijkt: elke pagina is een verzameling van blokken. Dit geeft extra flexibiliteit om eigen pagina’s te bouwen met alle beschikbare blokken. Dashboards worden zo bijvoorbeeld heel eenvoudig aangemaakt.
Databases
De op-een-na krachtigste manier om blokken te gebruiken, is wanneer je een tabel aanmaakt. Een tabel is automatisch een database, waarbij elke kolom een eigenschap is waarvoor je datatypes kan definiëren en validatie kan instellen.
Nadat je een database aangemaakt hebt, begin je rijen in te vullen in de tabel. Deze rijen zijn op zichzelf blokken en kunnen omgezet worden in een nieuwe pagina, wat Notion perfect flexibel maakt om blokken op meerdere manieren te koppelen, bijvoorbeeld over meerdere pagina’s heen.
Naar een volgend niveau! Notion maakte het mogelijk om de data van een database opnieuw te gebruiken op een andere pagina. Ze noemen het “Linked databases”. Je kan een Linked database op een andere pagina toevoegen (als een blok) en de data daar weergeven. Als je slechts een selectie nodig hebt van alle data in die database, kan je een filter aanmaken op basis van de eigenschappen van die database.
Dashboards
Om data tot informatie te maken, heeft het interpretatie en visualisatie nodig. Daar komen dashboards om de hoek kijken! Je organiseert alle informatie op de manier die het meest logisch is voor jou en je gebruik. Voeg afbeeldingen en icoontjes toe waar dat past, maar voeg vooral je Linked databases toe!